Tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet

Viranomaisella on velvollisuus (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) laatia ja pitää yleisön nähtävänä selosteet tietojärjestelmistä ja Henkilötietolain 10 §:n mukaan

rekisterinpitäjän tulee laatia jokaisesta eri henkilörekisteristä rekisteriseloste, joka on pidettävä yleisesti saatavilla esimerkiksi rekisterinpitäjän toimipaikassa tai verkkopalvelussa. Samaan henkilörekisteriin kuuluvat erikseen pidetyt atk-rekisterit ja manuaaliset luettelot ja kortistot, jos niitä käytetään saman tehtävän hoitamiseen.

Tietojärjestelmäselosteet ja henkilörekisteriselosteet pidetään yleisön nähtävänä kaupungintalon puhelinvaihteessa, Hallintokatu 4. Äänekoski.

Henkilörekisteriseloste

Henkilörekisteri sisältää osaksi samoja tietoja kuin tietojärjestelmäseloste. Henkilörekisteriselosteella voi korvata tietojärjestelmäselosteen. Henkilörekisteri tarkoittaa käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja ilman kohtuuttomia kustannuksia.

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa tietonsa ja vaatia tarvittaessa oikaisua. Jokaisella on pyynnöstään yleensä oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu eri rekisterinpitäjien henkilörekistereihin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Pyyntö esitetään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Kun rekisteröity arvioi tietojen olevan virheellisiä, hänellä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista.

Tietojärjestelmäseloste

Tietojärjestelmäselosteen tarkoituksena on yksityiskohtaisella tasolla kuvata tietojärjestelmän julkiset/salaiset tiedot.

Julkisuuslain näkökulmasta tärkein asiakirjaryhmä ovat julkiset asiakirjat. Julkisia asiakirjoja ja julkisia tietoja käsittelevistä tietojärjestelmistä tulee laatia aina laatia tietojärjestelmäseloste. Samoin harkinnanvaraisesti julkisia asiakirjoja/tietoja käsittelevät tietojärjestelmät kuuluvat tähän ryhmään. Myös niistä tietojärjestelmistä, joissa käsitellään sekä julkista että salaista tietoa tai joiden käsittelemistä tiedoista ei voida etukäteen päätellä tiedon salassa pidettävyyttä, laaditaan tietojärjestelmäseloste.

Lomakkeita ja ohjeita: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/rekisteri-jatietosuojaselosteet.html